Smart tauscht Drucker
|02.05.2006|
Der Autohersteller Smart hat alle seine Drucker im Big-Bang-Verfahren ausgetauscht. Allein die Kosten für Verbrauchsmaterial sind dabei um 40 Prozent gesunken. Roland Ley, der Infrastruktur-Verantwortliche bei Smart, sammelt alte EDV-Geräte. 2004 konnte er sein persönliches IT-Museum um einige Schätzchen bereichern: 23 verschiedene Druckertypen von fünf verschiedenen Herstellern hatten die Autobauer in den ersten neun Jahren ihrer Firmengeschichte bis dahin angesammelt. „In der Aufbauphase wurden Drucker bei Bedarf ausschließlich über den Preis gekauft“, erzählt Ley, der die beiden Smart-Werke in Böblingen und Hambach (Frankreich) betreut. Er hat alle Drucker durch zwei Typen eines Herstellers ersetzen lassen.
Ley hat zunächst die Mitarbeiter der eigenen IT-Abteilung mit einer kritischen Fragen für den Umbau gewonnen: „Habt ihr jemals Lob für einen funktionierenden Drucker bekommen?“ Nachdem dies niemand bejahen konnte, kam das schlagende Argument: „Lorbeeren für eine funktionierende Druckerlandschaft wird auch in Zukunft kein IT-Mitarbeiter bekommen. Also lasst uns gemeinsam eine Idee entwickeln, wie wir den Druckservice möglichst einfach und mit einem optimierten Preis-Leistungs-Verhältnis aufbauen können.“ Es folgten zwei Monate Bestandsaufnahme, drei Monate Konzeptphase und zwei Monate Einholen der Angebote mit anschließendem Vertragsabschluss. Das Austauschen der 330 Altgeräte gegen 220 neue Drucker hat dann lediglich zwei Monate in Anspruch genommen – das psychosoziale Abarbeiten der Anwenderproteste allerdings länger.
Antworten auf Anwender Genörgel
Jede Druckerumstellung gestaltet sich hochemotional. Hier kommen sechs Gegenargumente zu dem üblichen Anwender-Genörgel:
1. "Die Drucker kosten ja zehn Mal so viel wie im Media-Markt."
ANTWORT: Der Media Markt gibt ja auch nicht die Total Cost of Ownership an.
2. "Ich habe vertrauliche Dokumente, die darf ich nur in meinem Büro ausdrucken."
ANTWORT: Vertrauliche Dokumente können am Gemeinschaftsdrucker nur bei Angabe eines Codes ausgedruckt werden.
3. "Ich brauche Farbe."
ANTWORT: Wirklich? - Die meisten Farbdokumente sind Powerpoint-Folien. Da kommt man zur Not auch mit Schwarz-Weiß aus.
4. "Der Drucker ist viel zu groß."
ANTWORT: Dafür kann er auch mehr. Außerdem müssen die großen Tonerkartuschen nicht so oft ausgewechselt werden.
5. "Der Drucker steht viel zu weit entfernt von meinem Arbeitsplatz."
ANTWORT: Einige Alt-Geräte hatten eine Auslastung von 400 Seiten pro Jahr. Dafür lohnt sich weder die Anschaffung noch die Wartung.
6. "Der Drucker druckt nicht gescheit."
ANTWORT: Wir sind keine PR-Agentur und brauchen keine Hochglanzbroschüren.
Resummée
Was Ley und seine Mitarbeiter überhaupt nicht erwartet hatten, ist das Ausmaß der nicht verbrauchten Materialien. In allen Smart-Sekretariaten hatten sich Tinte, Toner und Fixierer abgelagert – häufig auch von nicht mehr vorhandenen Druckern. „Gerade die Verbrauchsmaterialien stellen jedoch den größten Kostenblock bei der Betrachtung der TCO dar“, sagt Ley. Er hat deshalb dem Versorger mit in den Vertrag geschrieben, dass dieser alles zurückerstattet, was das Verfallsdatum noch nicht überschritten hat. „Wir haben daraufhin für 40.000 Euro Verbrauchsmaterial zurückgenommen – das abgelaufene Zeug nicht mitgerechnet“, erzählt Manfred Tretter vom Druckerservicedienst PP 2000. Zum Vergleich: Die 330 Altgeräte erzielten auf dem Gebrauchtmarkt insgesamt nur 20.000 Euro.
Die pflichtbeflissenen Sekreträrinnen sind seit „New Printer Smart“ nicht mehr Teil der Prozesskette. Zwei eigene Server in den lokalen Netzwerken von Böblingen und Hambach schicken dem Dienstleister automatisch eine Mail, wenn ein Printer Tonermangel meldet. PP 2000 liefert dann Kartuschen oder anderes Zubehör an, ebenso Ersatzgeräte. Da alle Drucker erst zwei Jahre alt sind und in zwei Jahren auch komplett ausgetauscht werden, soll der Dienstleister jedoch eigentlich nichts ersetzen müssen. Eingebaut werden die Tonerkartuschen von Mitarbeitern der eigenen IT. Für Ley ist der Betrieb der Printer so unternehmenskritisch, dass er ihn auf keinen Fall outsourcen will.
Projektdaten
Umfang: vorher 330 Drucker, jetzt 220
Projektaufwand: 3 Smart- und 9 Dientsleister-Mitarbeiter
Betriebsaufwand: vorher 2,5 - jetzt 0,2 Mannjahre bei Smart
Hersteller: Lexmark / Dienstleister: PP2000
Ersparnis: 32% Druckkosten im Jahr
Modellvielfalt: vorher 23 Typen, jetzt 2
Ersatzbeschaffung: vorher 7 Tage, jetzt 24 Stunden
Seitenpreis: vorher 2 cent/Seite (bei 5% Schwärzung ohne Papier), jetzt 1,3 Cent/Seite