Das papierlose Büro
Das papierlose Büro - von Theorie zu Realität
|15.09.2011|
Das lange überdachte Konzept des „papierlosen Büro“ wurde nun in die Tat umgesetzt. Seit geraumer Zeit untersuchten wir die „Entsorgung“ papierner Unterlagen. Nach der Devise „sicher ist sicher“ wurden dennoch, nicht zuletzt mit Blick auf AO (Abgabenordnung) und andere Vorschriften, Unterlagen -auch für das Finanzamt- archiviert.
Büroräume und Archive sind je nach erforderlicher Größe ein keineswegs zu unterschätzender Kostenfaktor. Mit Blick auf den Schritt zum beleglosen Büro haben wir alle Geschäftsprozesse erneut analysiert und auf Notwendigkeit geprüft.
Das Ergebnis
Neu strukturierte Geschäftsprozesse wurden in unsere IT-Systemen integriert. Das Resultat war beachtlich. Statt neue Ablageschränke anzuschaffen wurden bisher genutzte teils entsorgt. Der Arbeitsplatz mit Dual-Monitor wurde Standard, Telefax und Kopiergerät endgültig außer Betrieb genommen. Zusätzlicher Datenspeicher und -sicherungsbedarf (Festplatten mit hoher Speicherkapazität) stellten eine vergleichweise geringe Investition dar.
Die Realisierung
Bisher genutzte Programme wurden erweitert, verbunden und mit übergreifenden Routinen hinterlegt. Eines der größeren Problem bei der Umstellung war wie so oft der Faktor Mensch. Die Diskussion über das „Können wir das wirklich wegwerfen?“ wurde ausgiebig und detailliert geführt. Technisch umgesetzt wurde das alles im Standard der bei uns bereits eingesetzten Softwareumgebung: ELO, Mesonic, Microsoft und OfficeTalk.
Das Tagesgeschäft
Immer mehr Lieferanten nutzen die Möglichkeit der papierlosen Rechnung. Sobald die Gesetzgebung ihre Vorbereitungen abgeschlossen hat, wird die zur Zeit noch unter dem Vorbehalt einer offiziellen Signatur stehende elektronische Rechnung von der Signatur befreit. Ein einfaches PDF-Dokument wird dann rechtlich akzeptierter Beleg. Das PDF Format kann ohne kostenpflichtige Software gelesen und von etlichen ERP-Programmen auch erzeugt werden. Gleichzeitig ist es für Langzeitarchivierung vorgesehen.
Archiv ... Platz für anderes schaffen
Haben Sie bereits einen Überblick, welche Vorteile Sie aus dieser Umstellung für Ihre Administration ziehen können? - Wir beraten Sie gerne.