Outlook Problem
|28.04.2008|
Archivierungsfunktion mit Gefahrenpotenzial
Das ist bekannt: Outlook fragt einmal wieder, ob die E-Mails archiviert werden sollen. Sie entscheiden sich, dies zu tun. Meist wohl aus dem Grunde, Ihre Korrespondenz sicherer ablegen zu wollen. Laut Wikipedia dient ein Archiv vor allem dazu, etwas Wichtiges zu erhalten. Also archivieren Sie und sichern damit Ihre wichtige Geschäftspost. So weit die Theorie.
Die meisten PC-Nutzer arbeiten für Unternehmen, die heute ganz maßgeblich von Kommunikation -insbesondere elektronischer Art- abhängig sind. Es käme einem Albtraum gleich, Geschäftskorrespondenz, Verträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und essentielle Informationen der letzten Jahre zu verlieren. Also wird gesichert und archiviert. Leider kann die Archivierungs-
funktion von Outlook das Risiko von Datenverlust erhöhen.
Werden Outlook-Daten archiviert, löscht Outlook innerhalb dieses Vorgangs alle ausgewählten Daten vom Exchange-Server (oder ggf. einem anderen einge-
setzten Mailserver). Das freut Systemadministratoren, weil der freie Festplat-
tenplatz auf dem Server vergrößert wird. Aber die Frage ist, wo Outlook denn diese vom Server gelöschten Mails nun ablegt? - An einem sicheren Platz?
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Standardmäßig legt Outlook diese Daten auf der lokalen Festplatte des PCs ab. Sollten Sie nicht zu den eher seltenen Anwendern gehören, bei welchen eine Backup-Lösung regelmäßig nicht nur Server, sondern auch die Arbeitsplatz-
rechner sichert, könnten Sie ein Problem bekommen. Datenverlust über technische Ausfälle (Festplatten-Defekt), Anwenderfehler (unbeabsichtigtes Löschen unbekannter Dateien) sowie ein PC-Wechsel (alt gegen neu ohne entsprechende Sicherung) führen alle zum gleichen Ergebnis:
Die archivierten Daten sind nicht mehr verfügbar!
Archivieren Sie Daten -wenn überhaupt- auf externen Medien oder auf dem Server. Im Rahmen der GDPdU müssen elektronische Daten in großem Umfang verfügbar bleiben. Sprechen Sie am besten Archivierungsfunktionen mit Ihrem Administrator bzw. Netzwerkbetreuer ab. Er ist verantwortlich nicht nur für die technische Funktionsfähigkeit des Netzwerks, sondern auch für Sicherung und Archivierung der Datenbestände.