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Das Unternehmen wurde 1970 gegründet und ist bewährter Partner für mehr als 2.100 Vereine im Bereich Sportwerbung. Besonderheit für die kaufmännische Abwicklung: zwischen 9 und 12 Jahren dauernde Vertragsperioden. Herausforderung: Speicherung und Zugriff auf diesen Datenbestand.
Bis 1996 wurde kaufmännische Software von Bavaria-Soft eingesetzt. Sie war flexibel und benutzerfreundlich, mit zunehmendem Datenbestand aber nicht mehr akzeptabel - zuletzt war das Unternehmen bei Monatsabschlüssen 1-2 Tage fast lahmgelegt.
1996 ersetzte das ERP System von Mesonic die bestehende Software. Diese Lösung war bereits auf Microsoft SQL-Server verfügbar und die Kosten der Datenhaltung durch Einsatz serverseitiger Standards vertretbar. Herausforde-
rung zu diesem Zeitpunkt war, Datenmengen aus 12-Jahresverträgen mit 3-4 Werbeperioden je 25-30 Kunden und wechselnden Außendienstmitarbeitern zu integrieren und im Auftragsbereich online zur Verfügung zu stellen.
Zeitgleich mit Implementierung des neuen Systems wurden alle Arbeitsprozesse erfasst und optimiert. Mehrfache Datenerfassung und weitere Arbeitsteilschritte konnten ersatzlos gestrichen werden. Diese Umstellung war schwierig, da durch die organisatorischen Anpassungen nicht alle Daten automatisch übernommen werden konnten. Das Ergebnis war jedoch ein stabiles und schnelles System, welches alle Daten online und ohne Redundanz zur Verfügung stellt.
Bei Rechnungserstellung werden Abgrenzungsbuchungen je Bilanzjahr für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt, die Verarbeitung der vorbereiteten Buchungs-
stapel mindert Aufwand und Kosten zum Jahresabschluss.
Finanzbuchhaltung und Mahnwesen wurden erweitert, um automatisch offene Forderungen an Mahngerichte incl. Mahnbescheid zu übertragen sowie die Beauftragung von Zwangsvollstreckung und weiteres vorzubereiten. Bei Zahlungseingang zu rechtshängigen Forderungen erhält die Rechtsabteilung automatische Information.
Über ein MIS-Modul (Management Information System) können in kurzer Zeit Mehrjahres-Auswertungen durchgeführt werden. Sie beinhalten beispielsweise Analysen zu Zyklen von Werbe- und Anzeigenperioden und für die Planung des Budgets. Die Detailtiefe reicht bis zu einzelnen Vorgängen aus dem gesamten Zeitraum von 12 Jahren.
Rückblickend ist festzustellen, dass durch unternehmerische Erfordernis die GDPdU bereits übertroffen war, bevor Sie konzipiert und Gesetz wurde.
Das ERP-System ist seit 1996 im produktiven Einsatz und wird hinsichtlich technischer Anforderungen (Betriebssysteme Windows 95 bis aktuell Windows 10 / SQL Server) sowie notwendiger Änderungen (DM/EUR- und MWSt.-Umstellungen) angepasst sowie auch weiterentwickelt. Das gesamte Netzwerk -Server, Clients, Firewall und ERP- wird über das PPC RSN (Remote Support Network) in einem geschützten VPN betreut. Dies ermöglicht rasche Reaktion und damit geringe Supportzeiten und Kosten.